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OPINIÓN

Liliana M. Barrios , Especialista en proyectos, riesgos de negocios y continuidad de negocio

¿Qué ganamos cuando aplicamos las prácticas de continuidad de negocio en nuestras operaciones?

Cada día, las organizaciones asumen el compromiso de hacer productivo y rentable el negocio, captar nuevos clientes, optimizar sus procesos y preparar la generación de relevo de los talentos que la integran.

Durante el camino, se encuentran expuestas a la incertidumbre, es decir, a la posibilidad de que ocurran eventos que puedan causar impactos positivos y negativos en las operaciones, y ser eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

La intención de este artículo es ofrecer una mirada holística a las prácticas de la administración de continuidad de negocio. Pero antes de comenzar es importante explorar el concepto de riesgo, definido por el Instituto de Auditores Internos como “evento actual o potencial que podría afectar el logro de los objetivos estratégicos y financieros de la organización, pudiendo a su vez presentar una incidencia significativa en el rendimiento de la misma”. Otros expertos en la materia, como Marshall Christopher, precisan que el riesgo es “la posibilidad de ocurrencia de eventos futuros (o la tendencia de ocurrencia de los mismos) que puedan causar pérdidas financieras y/o daños en la reputación, afectando así las fluctuaciones en el flujo de ingreso de las empresas”.

La continuidad de negocio es una disciplina holística-administrativa que contribuye a que las organizaciones estén mejor preparadas para hacer frente a cualquier evento de crisis, impactando lo menos posible en sus procesos críticos, en sus empleados, en sus clientes, en sus accionistas y, en consecuencia, en su reputación. La continuidad de negocio es una metodología basada en la prevención que complementa a la gestión de riesgos y el manejo de crisis, por lo que su aplicación no resulta independiente de estas disciplinas, logrando una visión sistémica del riesgo.

La gestión de riesgo empresarial se basa en la identificación, análisis y valoración del riesgo. La continuidad de negocio se ocupa de anticipar, analizar y preparar ante la ocurrencia del riesgo. Y el manejo de la crisis se centra en actuar, responder, recuperar y evaluar en función de lo definido en las prácticas de continuidad. En tal sentido, podemos decir que el uso de estas prácticas abarca estratégicamente el principio operativo aun en situaciones de caos. El reto organizacional es seguir cumpliendo con su misión y visión, ofreciendo sus servicios/productos a los menores costos financieros y humanos.La administración de la continuidad del negocio está definida como un proceso sistémico de administración holístico en el que se identifican y gestionan las amenazas potenciales para las organizaciones y los impactos en las operaciones del negocio –tanto en el largo como en el corto plazo–, así como los posibles resultados si las amenazas se materializan.

Requerimientos

Todo modelo efectivo para la administración de continuidad de negocio requiere cumplir con algunas etapas:

1. Definición de los actores que dirigen la estrategia.

2. Identificación de los posibles escenarios que impactarían las operaciones: terremotos, tsunamis, desordenes civiles, inundaciones, fallas eléctricas, daños en el centro de cómputo de datos y/o en obras civiles, etc.

3. Identificación de los procesos críticos, es decir, de aquellos que debes ejecutar durante la ocurrencia de un evento para el cumplimiento de tu promesa de servicio.

4. Identificación de recursos humanos y no humanos requeridos para implementar la operatividad de los procesos críticos definidos.

5. Definición y documentación de los planes de continuidad de negocio, incluidas las estrategias de comunicación.

6. Definición y documentación de los planes de recuperación de desastres de TI.

7. Pruebas de funcionamiento de los planes, señalando sus casos de éxito y sus fallas.

8. Definición de estrategias de continuidad para el próximo periodo, en aras de contar con mecanismos y procedimientos más robustos.

9. Definición de un equipo táctico-operativo para el manejo de crisis que permita la recuperación de las operaciones ante la ocurrencia de un evento de crisis.

¿En qué aspectos podemos ganar cuando aplicamos prácticas de continuidad de negocio? 

-Un marco de trabajo integrador y sistémico, donde el compromiso de la alta gerencia es clave. 

-Un set de estrategias que nos ayuden a incrementar la capacidad de respuesta de manera efectiva y oportuna. 

-La calidad humana y la capacidad de respuesta hacia el talento humano de nuestra organización, ese grupo de personas que día a día hace que las cosas sucedan. 

-Ofrecer nuestra promesa de servicio a nuestros clientes, proveedores e inversionistas. 

-Proteger nuestra reputación por medio de un respaldo operativo y financiero.

Inversión

Y como para ganar siempre existe algo en lo que hay que invertir, a continuación menciono aquello en que debemos invertir para recibir los beneficios de la continuidad de negocio.

¿En qué necesitamos invertir para la puesta en marcha de un proceso robusto de continuidad de negocio? 

-Un especialista con conocimiento y experiencia en gestión de riesgo y continuidad de negocio y manejo de crisis. 

-Un gobierno corporativo alineado a la visión proactiva y sistémica. 

-Definir un modelo de continuidad de negocio y gestión de riesgos. 

-Dimensionar una provisión financiera para la implementación y adecuaciones que sea necesario realizar. 

-Tiempo de dedicación de los estrategas de negocios para definir los procesos y actividades críticas. 

-Trabajo en equipo ante la ocurrencia de eventos que merezcan activar los procesos de continuidad de negocio.

Algunos aspectos que juegan en contra: 

-El apetito al riesgo de la alta gerencia. 

-Pensamientos del tipo “como vaya viniendo, vamos viendo”, “amanecerá y veremos”, etc. 

-La carencia de un enfoque proactivo y preventivo hacia la ocurrencia de posibles riesgos. 

-La falta de un equipo de trabajo dispuesto a cooperar, colaborar y hacer que las cosas sucedan. 

-El miedo a tomar responsabilidad en el manejo de un riesgo que se materializa. 

-La falta de presupuesto para invertir en estrategias de gestión: asegurar activos, respaldos virtuales en la nube, centro de operaciones alternas, plantas eléctricas, equipos, etc. 

-El coste de oportunidad del tiempo, el recurso más preciado del hombre y pocas veces valorado.

Un líder

La continuidad del negocio es un asunto cultural que demanda metodología, disposición, técnicas y mediciones continuas de los planes de contingencia. El líder de continuidad de negocio debe trabajar de la mano con el negocio, como asesor-facilitador, fomentando el trabajo en equipo.

En materia de continuidad de negocio, el nivel de madurez hacia la proactividad y la prevención es un indicador clave que nos señala la evolución progresiva, en gestión de riesgos y manejo de crisis o viceversa, que tienen las organizaciones.

Finalmente, el líder es ese profesional con experiencia en la gestión de riesgo y manejo de crisis, con capacidad de resolver, orientado al logro, a negociar, con iniciativa para la propuesta de las soluciones que sean requeridas. 

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